9 consigli sulla produttività per ottimizzare il tempo a bordo durante i viaggi di lavoro

Travelstop: 9 consigli sulla produttività per ottimizzare il tempo a bordo durante i viaggi di lavoro

Se sei sempre in movimento, devi sfruttare al massimo il tempo che hai. Ecco alcuni suggerimenti di produttività per aiutare i viaggiatori d'affari frequenti.

Abiti da scrivere nelle esclusive sale dell'aeroporto. I dirigenti che fanno business class fanno sedere i loro cubicoli d'ufficio del giorno. Smartphone che ronzano con le notifiche in una mano, un gin tonic nell'altra.

Questo è il tipico punto culminante di un viaggiatore d'affari in buona fede, ma la realtà non è sempre così stravagante.

Anche quando sei lontano da una dispensa ben fornita e dai colleghi spettegolare a portata di mano, ci sono ancora molte distrazioni sulla strada. Dai problemi di connettività al tempo perso in code e transiti, il singhiozzo imprevedibile può farti sentire incompiuto.

Ma con la giusta dose di intraprendenza, possiamo rendere produttivi i viaggi di lavoro. Ecco sette modi per iniziare.

1. Optare per il wifi tascabile, non una scheda SIM

L'unico tempo in cui i millennial viaggiano senza dati è quando stanno prendendo una "disintossicazione da Internet". Per il resto di noi, il dilemma è spesso: wifi tascabile o scheda SIM?

Le schede SIM locali possono essere convenienti e accessibili - quasi tutti i telco hanno un prodotto prepagato - ma i wifis tascabili sono ancora più ideali perché consentono di collegare diversi gadget.

I viaggiatori d'affari hanno spesso a portata di mano smartphone, laptop e tablet e la connessione Internet pubblica tende ad essere inaffidabile e priva di sicurezza informatica, che può essere una grande bandiera rossa.

Mentre una lamentela comune con il wifi tascabile è la seccatura di caricare un dispositivo aggiuntivo alla fine della giornata, batte ancora usando il telefono come un hotspot e - dio non voglia - esaurendo la batteria entro mezzogiorno. È il 2018 e sappiamo tutti che porta a risultati post-apocalittici.

2. Accedi alle lounge degli aeroporti anche quando voli in economia

Sia che si tratti della breve finestra tra il check-in e l'imbarco o di un lungo transito prima del volo di coincidenza, il tempo può essere trascorso in modi migliori rispetto a visitare i negozi duty-free. O ordinare un caffè venti dopo l'altro come "affitto" per quel tavolo che stai facendo jogging.

È un'idea sbagliata comune che le lounge degli aeroporti siano riservate ai più prestigiosi di noi - frequent flyer e persone di prima classe / business class. Ma questo è giusto: con una piccola tassa, anche il resto di noi nella classe del bestiame può entrare.

LoungeBuddy è un sito Web e un'app che ti consente di cercare lounge aeroportuali in tutto il mondo e di filtrarle per posizione / terminal, costi e servizi. Questi includono cibo, alcol, sale conferenze e persino docce per rinfrescarsi durante i lunghi transiti senza fare una pazzia negli hotel vicino all'aeroporto.

3. Prendere accordi di volo e alloggio incentrati sul lavoro

Quando si affrontano i problemi dei frequenti viaggi di lavoro, scegliere hotel con strutture per il fitness è la chiave per aiutare i dipendenti a mantenere stili di vita attivi e sani. Allo stesso modo, la loro produttività può essere migliorata con una pianificazione esperta.

Se la tua azienda non ha già un budget per permettersi ai dipendenti WiFi in volo, è tempo di dare un suggerimento economico al calice di fuoco.

Inserisci Gogoair: un pass per Internet che puoi utilizzare su compagnie aeree come Delta, Cathay Pacific e British Airways a costi effettivi inferiori e velocità più elevate. Se gli abbonamenti alla palestra possono essere internazionali, anche il wifi in volo può farlo.

Una volta atterrati, fare il check-in in un hotel dotato di una sala business porta tranquillità. Questi salvavita non sono solo per le persone che non riescono a resistere al pisolino quando un letto è vicino, ma sono anche dotati di stampanti / fax e sale riunioni che creano più sfondi professionali di quanto tu possa fare per le videoconferenze.

4. Pianifica le e-mail in base al GMT del destinatario

Una delle maggiori inefficienze nei viaggi di lavoro è la differenza nei fusi orari.

Quando il mittente e il destinatario operano in diversi schemi di lavoro, la corrispondenza digitale può essere complicata.

Dì che è ora di pranzo in Belgio e non vuoi inviare un'email alle controparti che dormono profondamente a Wellington a mezzanotte, perché che tipo di mostro ti farebbe?

Eppure quando ti svegli, lo stanno già chiamando un giorno.

Per porre fine a questa follia interurbana per entrambi, Superhuman è un'app di posta elettronica che ti consente di pianificare le e-mail in anticipo. Ora puoi svolgere il tuo lavoro nelle ore empie senza la colpa di innescare notifiche sui telefoni dei tuoi subordinati.

Inoltre, ora puoi impostare promemoria di follow-up per cui il tuo io futuro sarebbe grato e persino gestire le email offline per rendere utile quel tempo di volo!

5. Ottieni app di navigazione che funzionano offline

Non importa quanto siano solidi i tuoi mezzi di connettività, non fa male avere un piano di emergenza.

La convenienza di Google Maps e Google Translate non è estranea a noi, ma ci vuole solo la legge di Murphy per contrastare tutti i tuoi piani.

Se il tuo wifi tascabile si esaurisce, o dovresti avventurarti così lontano nei quartieri o nelle stazioni della metropolitana sotterranee dove la ricezione è scarsa, le mappe offline salveranno la giornata.

Tutto quello che devi fare è cercare la città che stai visitando su Google Maps e selezionare Scarica mappa offline mentre sei ancora connesso. Anche se i tuoi piani cambiano, puoi comunque essere dove devi essere, quando devi essere, senza essere trattenuto da perderti.

6. Organizza le tue ricevute di conferma in un unico posto

Alcuni li mantengono nella loro casella di posta elettronica di Google o nelle caselle di posta elettronica, mentre altri conservano copie cartacee nelle loro mani per ogni evenienza. Le carte d'imbarco e le fatture dell'hotel sono una manciata ingombrante di cui non possiamo fare a meno, quindi possiamo anche organizzarle in un unico posto.

Travelstop non solo semplifica il processo di prenotazione di voli e hotel, ma conserva anche tutti i documenti importanti di cui avrai bisogno per effettuare il check-in. Ciò significa che puoi bypassare completamente i siti di terze parti e risparmiare il fastidio di ricevere più conferme via email.

7. Usa un tracker spese per mettere in ordine i tuoi reclami

Come le ricevute di conferma stampate nel bagaglio a mano, le ricevute cartacee F&B devono essere scartate.

Mentre Travelstop ti consente di tenere traccia delle spese per biglietti di grandi dimensioni come voli e alloggi, semplifica anche i rimborsi per le aziende. Basta scattare una foto della ricevuta e allegarla all'app in pochi secondi. Penciling ogni voce di spesa in un foglio Excel è ora una cosa primitiva del passato.

8. Batti il ​​jet lag con schemi di sonno più sani

Ovviamente, tutte le migliori tecnologie al mondo non conterebbero nulla nelle mani di un utente che è stato tormentato da insonnia e stanchezza. Esistono molti modi per combattere questo inevitabile effetto collaterale dei viaggi di lavoro e l'hacking del tuo sonno è uno di questi.

Se la tua destinazione è in ritardo di qualche ora, calibrare il tuo letto e il tempo di chiamata al fuso orario della città nei giorni che precedono la partenza ti aiuterà a farlo agevolmente. E, per quanto allettante possa essere il letto di un hotel, lunghi pisolini al check-in a mezzogiorno ti faranno pagare di notte.

Invece, vai a prendere un po 'di vitamina D e lascia che gli "ormoni del sonno" vengano rilasciati solo dopo il tramonto. Successivamente, cambiando le impostazioni della camera d'albergo per riscaldarle ed evitando gli schermi del tuo laptop e telefono preparerai il tuo corpo per un sonno riposante.

9. Salta le valigie per una borsa da cabina

Ci sono degli hack per un uso più efficiente del tempo in aeroporto, dal download di un'app che stima i tempi di attesa di sicurezza all'adesione al programma di fidelizzazione della tua auto a noleggio per saltare le code. Ma un'attesa di cui puoi fare a meno è la lunga fila ai banchi del check-in.

Per viaggi più brevi, viaggiare leggeri con bagaglio a mano in cabina consente di ridurre i costi del bagaglio e, soprattutto, di risparmiare tempo per l'imballaggio, in attesa di banchi check-in e giostre con altre persone. Ciò significa che puoi accedere ai contatori di trasporto e wifi tascabile prima che il tuo gruppo di passeggeri lo faccia!

Lavora in modo intelligente in viaggio

Gli impedimenti alla produttività possono essere inevitabili, ma questi hack ti aiuteranno a sbarazzarti delle piccole inefficienze e a creare condizioni ottimali nelle molte aree di lavoro improvvisate che dovrai fare a meno di casa.

Allunga il tuo tempo a bordo e puoi avere i tempi di inattività ininterrotti che meriti una volta tornati!

Originariamente pubblicato su blog.travelstop.com il 12 novembre 2018.